7 consejos para organizar mejor tus archivos

Escrito por Oscar Alcalá. 7 de March de 2007
Etiquetas: Tips

40 mil archivos, eso fue lo que encontré esta mañana en mis carpetas intentando buscar un viejo proyecto que afortunadamente salió a la luz poco tiempo después. Solo por curiosidad revisa cuantos archivos tienes en tu PC, no cuentes archivos de sistema, software y demás, unicamente tus documentos, música, etc. Si acumulamos tanta basura a través del tiempo no vale la pena gastar unos minutos organizandola?

Algunos pensarán que con Desktop search o spotlight haciendo el trabajo por nosotros esto no vale la pena pero creanme, llega un punto en el que es muy util tener un sistema organizado de archivos. Aquí algunos consejos que les pueden servir:

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  • Utiliza colores Una muy buena opción para que te sea más facil encontrar lo que buscas entre el mar de carpetas amarillas o azules es usar un método más visual, para esto puedes marcar tus carpetas o archivos con colores para poder distinguirlos más rapidamente, puedes por ejemplo marcar los folders importantes en rojo o los de multimedia en verde. Que colores uses es decisión tuya, lo importante es que te ayudará a encontrar más rapidamente tus archivos. En Windows necesitas una aplicación externa como folder marker para lograrlo, en OS X ya está integrado.
  • Utiliza íconos Igual que el método anterior cambiar los íconos de las carpetas puede ser de gran ayuda para reconocerlos más rápidamente. Es recomendable que uses íconos relacionados al contenido de la carpeta. Un buen lugar para encontrar íconos es pixel girl presents.

    Para cambiar los íconos de tus carpetas en Windows XP haz click derecho y ve a propiedades -> personalizar. En OS X tienes que copiar el ícono que quieres, ir al folder o archivo y hacer crtl + click -> get info, selecciona el ícono actual en la parte superior izquierda y pega el nuevo ícono.

  • Nombres descriptivos Este es de los básicos pero aún asi se nos suele olvidar. Usar nombres que describan el archivo no solo sirve para las busquedas manuales sino que también ayuda cuando quieres usar algún buscador de escritorio.

    Un error común es usar nombres que por el momento parecen buena idea, por ejemplo, cuando terminas una nueva versión de tu curriculum y le llamas “cv nuevo”. Lo que no estás contemplando es que cuando lo vuelvas a actualizar lal nuevo le pondrás “cv nuevo nuevo” o “cv nuevo2″. Ya no suena tan organizado verdad? Que tal si mejor usas algo como “curriculum marzo2007″?

  • Etiquetas Si usas OS X o Vista tienes la opción de usar etiquetas en los archivos. Si algo nos han enseñado las aplicaciones 2.0 y los blogs es que el sistema de etiquetas es muy efectivo para mantener un desorden ordenado cuando hay información que no cae sobre una sola categoría.

    Agregar un par de tags a tus archivos para facilitar las búsquedas puede terminar ayudandote sobre todo en casos donde no puedes cambiar los nombres de los archivos por que necesitas usar algún sistema estandarizado o por cualquier otra razón.

  • Crea un sistema de carpetas (y apegate a el) No es lo mismo tener todos tus archivos juntos en la carpeta principal de “Mis Documentos” que tenerlos bien organizados en carpetas para saber exactamente donde buscar cuando necesitas algo.

    Separa los archivos de trabajo de los personales, la música de los videos y las imagenes. Crea una carpeta para cada proyecto y asegurate de que cada archivo relacionado esté ahí. El como organices tus carpetas depende de tus necesidades pero asegurate de que si ya te tomaste el tiempo para hacerlo lo respetes en el futuro.

    Exagerar tampoco es bueno, no necesitas un folder para cada archivo, esto provoca que tengas un arbol de demasiadas ramas y el problema de no saber donde esta que cosa regresa. Lo más recomendable es que no tengas más de 3 o 4 niveles por carpeta principal a menos de que sea absolutamente necesario o esté fuera de tu alcance.

  • No pre-organices Un problema común es guardar archivos en una carpeta cuando no sabes exactamente si pertenecen ahí o no. Sucede especialmente con las descargas de archivos por internet, después de descargarlos te das cuenta que podrían ir en otra carpeta pero se te olvida moverlos o simplemente eliminarlos tras ver que no te sirven. Esto solo provoca que tengas más archivos de los que necesitas.

    Un método que me ha funcionado para evitar esto es tener una carpeta en el escritorio que se llama “Descargas”. Todos los navegadores, clientes de bitTorrent y redes p2p apuntan a esta carpeta. Una vez que las descargas terminan entonces puedes revisar el archivo y moverlo al lugar que le corresponde una vez que sabes que es lo que buscabas. Asegurate de ser un buen usuario y dejar los archivos por algún tiempo antes de moverlos o de tener compartida la carpeta de destino para que los demás puedan seguir descargando.

  • Usa accesos directos Los accesos directos pueden ser una gran herramienta para facilitarte la vida en cuanto a la organización de archivos y sin embargo nunca los usamos mucho.

    Un uso no muy común pero que puede ser extremadamente util es cuando necesitas tener un solo archivo en 2 lugares distintos. Por lo general lo que hacemos es crear una copia y pegarla cierto?, pero que pasa cuando necesitas modificar el archivo? por lo general abres uno, lo modificas, guardas y te olvidas de que dejaste una copia sin actualizar en algún otro lugar o si lo logras recordar tienes que volver a guardarlo en la segunda locación. Esto no sucedería si usas un acceso directo pues solo tendrías una copia del archivo para modificar y la podrías acceder desde ambos puntos.

  • Tienen algún otro consejo que pueda ayudar? Cual es su sistema de organización de archivos?


    Comentarios

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    1. links for 2007-03-09 « D e J a M e S e R comenta:

      [...] 7 consejos para organizar mejor tus archivos – Bio XD Algunos pensarán que con Desktop search o spotlight haciendo el trabajo por nosotros esto no vale la pena pero creanme, llega un punto en el que es muy util tener un sistema organizado de archivos. Aquí algunos consejos que les pueden servir: (tags: lifehack) [...]



    2. TecnoCHICA comenta:

      [...] BioXD tiene algunos tips para los desorganizados que dejamos los archivos por todos lados del disco duro. 7 consejos para organizar mejor tus archivos que te ayudaran enormemente en conseguir una mayor productividad. Algunos pensarán que con Desktop search o spotlight haciendo el trabajo por nosotros esto no vale la pena pero creanme, llega un punto en el que es muy util tener un sistema organizado de archivos. Aquí algunos consejos que les pueden servir. Estos íconos enlazan con webs de marcadores sociales que permiten a los lectores compartir y descubrir nuevas webs. [...]



    3. Adrián Pérez comenta:

      Me gusto el post, y pues si tienes toda la razón, la mayoria de ellos lo practicaba excepto el de marcar con colores que excelente aplicación, yo tambien para buscar la ahuja en el pajal uso google desktop, me funciiona bastante bastante bien, y pues ya esta, buen blog, saludos!!



    4. zombie comenta:

      Si ya tenemos un revoltijo de archivos yo recomiendo un programa llamado Directory lister, para windows, me parece que es freeware.

      Este programa nos sirve para crear listados de los archivos que tenemos en algun disco duro, carpeta, etc., ademas se pueden hacer busquedas filtradas y configurar varios parametros mas.

      A mi me ha servido bastante para organizarme, tengo aproximadamente unos 200 gigas en distintas cosas.



    5. il maistro comenta:

      Si no te ordenas desde un inicio, después ya es demasiado tarde… te va a dar una flojera increible ordenar ese desastre. Lo mejor es ser ordenados desde el inicio.



    6. dragonFly comenta:

      Excelente post, y es veridico todo lo que recomienda. En especial me llama la atención el usar etiquetas para los archivos, se hace referencia a os x o vistas, pero sabe de algo para implementar en XP. Saludos



    7. flashreloco comenta:

      Muy buenos tips, de hecho algunos de ellos los puesto en practica :)



    8. CANDELA comenta:

      DESKTOP DE GOOGLE , ASI ENCUENTRAS LO QUE SEA SIN TENER QUE ORDENAR .BUSCAS POR UNA PALABRA O FRASE QUE SE ENCUENTRE EN EL ARCHIVO



    9. Raul Rios VZLA comenta:

      Nada de WinVista. Eso si que es un mal SO.



    10. Rosa elena comenta:

      bueno tengo incomvenientes al buscar un archivo puues esta en el sistema pero no en las carpetas que metodo puedo usar



    11. alejandra comenta:

      están buenísimos los consejos y me sentí mas que identificada con algunos comentarios y quisiera preguntarles como puedo organizar mejor mis archivos que utilizo en la laptop y luego paso al destock y viceversa. En un principio nombraba con fechas pero me llenaba de archivos y no estoy encontrando una salida práctica. desde ya muchas gracias y éxitos.



    12. YASMIN GARIBAY GUERRERO comenta:

      es muy buena su informacion, me gustaria me dieran tips como se debe hacer un procedimiento de archivos en papel en oficinas



    13. roberto comenta:

      Excelentes consejos, muchas gracias y saludos.



    14. Yolanda comenta:

      Muchas gracias. Ha sido muy útil. Yo os recomiendo un software llamado IColorFolder, que cambia de color las carpetas. Así podéis cambiar de color según la importancia y jerarquía de las carpetas. Además es gratis.



    15. HAWKILLER comenta:

      muy bueno….

      yo organizo mi pc, casi igual como lo describen… no casi por colores, simplemente por sitios, por ejemplo tengo Wxp , y la verdad que la organizacion es similar…

      archivos de programa: aqui pongo todos los archivos que descargo ya sea programas , o cualquier utilitario

      documentos: aqui cualquier tarea o proyecto txt

      imagenes: obvio imagenes de cualquier tipo,de la camara de fotos, para ponerlas de fondoetc,,seguida de un maximo de 2 niveles privados

      juegos: tambien al igual algunos juegos nose el half life 2,,counter, juegos de mi bro, ect

      videosx: bueno ya saben XD

      videos Y PELIS: aQui algunas series O PELICULAS importantes que es nesesario guardarlas X)

      ALL MUSIC: en esta carpeta toda la musica de cd, dvds seguido de una subcarpeta

      nose ROCK, METAL,ETC

      musica bajada: en esta va toda la musica descargada del internet…

      con 3 niveles de grupos preferidos

      bueno este es un comentario algo demostrativo,dispuesto a compartirlo si les agrada…XD

      un saludo al que leyo esto…



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