7 consejos para organizar mejor tus archivos
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40 mil archivos, eso fue lo que encontré esta mañana en mis carpetas intentando buscar un viejo proyecto que afortunadamente salió a la luz poco tiempo después. Solo por curiosidad revisa cuantos archivos tienes en tu PC, no cuentes archivos de sistema, software y demás, unicamente tus documentos, música, etc. Si acumulamos tanta basura a través del tiempo no vale la pena gastar unos minutos organizandola?
Algunos pensarán que con Desktop search o spotlight haciendo el trabajo por nosotros esto no vale la pena pero creanme, llega un punto en el que es muy util tener un sistema organizado de archivos. Aquí algunos consejos que les pueden servir:
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Para cambiar los íconos de tus carpetas en Windows XP haz click derecho y ve a propiedades -> personalizar. En OS X tienes que copiar el ícono que quieres, ir al folder o archivo y hacer crtl + click -> get info, selecciona el ícono actual en la parte superior izquierda y pega el nuevo ícono.
Un error común es usar nombres que por el momento parecen buena idea, por ejemplo, cuando terminas una nueva versión de tu curriculum y le llamas “cv nuevo”. Lo que no estás contemplando es que cuando lo vuelvas a actualizar lal nuevo le pondrás “cv nuevo nuevo” o “cv nuevo2″. Ya no suena tan organizado verdad? Que tal si mejor usas algo como “curriculum marzo2007″?
Agregar un par de tags a tus archivos para facilitar las búsquedas puede terminar ayudandote sobre todo en casos donde no puedes cambiar los nombres de los archivos por que necesitas usar algún sistema estandarizado o por cualquier otra razón.
Separa los archivos de trabajo de los personales, la música de los videos y las imagenes. Crea una carpeta para cada proyecto y asegurate de que cada archivo relacionado esté ahí. El como organices tus carpetas depende de tus necesidades pero asegurate de que si ya te tomaste el tiempo para hacerlo lo respetes en el futuro.
Exagerar tampoco es bueno, no necesitas un folder para cada archivo, esto provoca que tengas un arbol de demasiadas ramas y el problema de no saber donde esta que cosa regresa. Lo más recomendable es que no tengas más de 3 o 4 niveles por carpeta principal a menos de que sea absolutamente necesario o esté fuera de tu alcance.
Un método que me ha funcionado para evitar esto es tener una carpeta en el escritorio que se llama “Descargas”. Todos los navegadores, clientes de bitTorrent y redes p2p apuntan a esta carpeta. Una vez que las descargas terminan entonces puedes revisar el archivo y moverlo al lugar que le corresponde una vez que sabes que es lo que buscabas. Asegurate de ser un buen usuario y dejar los archivos por algún tiempo antes de moverlos o de tener compartida la carpeta de destino para que los demás puedan seguir descargando.
Un uso no muy común pero que puede ser extremadamente util es cuando necesitas tener un solo archivo en 2 lugares distintos. Por lo general lo que hacemos es crear una copia y pegarla cierto?, pero que pasa cuando necesitas modificar el archivo? por lo general abres uno, lo modificas, guardas y te olvidas de que dejaste una copia sin actualizar en algún otro lugar o si lo logras recordar tienes que volver a guardarlo en la segunda locación. Esto no sucedería si usas un acceso directo pues solo tendrías una copia del archivo para modificar y la podrías acceder desde ambos puntos.
Tienen algún otro consejo que pueda ayudar? Cual es su sistema de organización de archivos?
